外出が多くあまり事務所にいない会社様も中にはいるだろう。そんなときに事務所に電話がかかってきても電話に出れる人がいないので、電話がかかってきたら自分の携帯に転送をされているような事業所様も多く見受けられます。よくあるのは一般的にボイスワープと言われるサービス。このボイスワープですがNTTのサービス名称であって転送機能そのものを指す言葉ではありません。ソフトバンクでは多機能転送サービスと名称が変わります。
事務所の電話機から「142」へ外線発信をすることでユーザー設定が可能になっており、ガイダンス通りに転送先の設定や転送のON・OFFの設定を行うことで使用することができます。
利用されている事業所様は多いですが、転送条件についてはあまり気にされたことがないのではないでしょうか？
今回はこの転送条件とリモートでの転送設定の方法についてご紹介したいと思います。
転送条件について
転送条件とは転送動作を指します。種類としては無条件転送、無応答時転送、話中時転送、スケジュール転送(KDDIのみ)などがあります。
無条件転送とはそのままで、かかってきた着信を無条件で即座に転送先番号へ転送をします。この場合、事務所の電話機は鳴りません。なので、事務所にいたのに転送になってしまって携帯にかかってしまったということがありえます。ボイスワープの場合、転送されて携帯で通話をした時の通話料金は事務所から携帯に発信しているのと同様に通話料金がかかります。できれば無駄な転送は避けて利用したいところ。
次に無応答時転送ですが、こちらは何コールからして電話に出なかった場合に初めて転送がされる仕組みになります。転送設定の時に秒数を指定してあげることで、細かいコール数の調整も可能になっており、事務所にいれば電話は指定秒数なるのでその間に応答できれば無駄な転送による通話料金も抑えられるだろう。
話中時転送はそのままの意味で話中だった場合に転送をかける動きをします。
最後にスケジュール転送ですがこちらはNTTのボイスワープではサービス提供されておらずKDDIのほうでのサービスになります。例えば月曜日の何時から何時までは毎週転送というような設定が可能になっています。
一概に転送設定と言っても上記のように複数の転送条件があるので覚えておくといざというときに便利かもしれません。
リモートでの転送設定について
NTTのボイスワープを含め、キャリア契約の転送サービスにはリモートコントロールの機能を備えているものが多く、事務所にいなくても転送のON.OFFを携帯電話からの操作で可能になっている。
例えば、外出時に転送の設定をうっかり忘れてしまったとしても携帯から転送設定の開始ができたりする。ここではNTTのボイスワープのリモートコントロールについてご紹介したいと思います。
このリモートコントロールを使用するにあたり、事務所の固定電話機にて初期設定が必要になります。
①リモートコントロールを有効にし、パスワード設定を行う。
142→「操作電話番号+#」→4→3→1→「暗証番号」+#→1
②転送先のリストを作成する。
142→「操作電話番号+#」→4→1→リスト2〜4→転送先電話番号→#→1
以上の設定が初期設定として必要になります。
②の転送先リストへの登録はリモートコントロールを使うのには必須ではないが、リモートコントロールでリスト外の転送先変更(転送先修正)は出来ないのであらかじめ転送先として予定のある番号を登録してリストを作成することをお勧めする。あくまでもリモートコントロールで出来ることは、転送設定のON/OFF、およびリストに登録のある電話番号への転送先設定のみです。
次にリモートコントロールの使い方ですが、リモコン用の電話番号に電話をかけることで設定をする流れになります。確認都道府県によってリモコン用の番号は異なるため注意が必要です。
NTT西日本のリモートコントロール用番号
06-6480-6142
NTT東日本のリモートコントロール用番号
03-6304-4141
上記のリモートコントロール用番号に電話をかけて、ガイダンスに従い契約電話番号、パスワード、転送先指定、転送開始設定をします。
機械転送
ここまで電話会社側での転送サービス、操作方法をお伝えしましたが、この転送サービスを利用するにあたり電話会社との転送オプションの契約が必要になり、もちろん月額のオプション費用として1番号につき500円ほど基本料がかかります。
転送の別の方法として機械転送という仕組みがあります。こちらはビジネスフォン側の転送機能になり、オプションの契約などは不要で月額の基本料金がかからないため使い方によっては魅力的になります。
ただ上記ボイスワープなどの転送サービスと比べて仕様が若干異なります。
まず、事務所のビジネスフォンにかかってきた着信を主装置が繋いだ状態で空いているもう1回線を利用して発信をする為、回線数の契約によっては転送中だと事務所で発信も着信も出来なくなる恐れがあります。
もうひとつは転送先に表示される電話番号は、かけてきた人の番号ではなく、事務所の電話番号が表示される為、利用される方にとっては不便かもしれない。
この機械転送を利用したいとなると、電話工事業者にて主装置の設定が必要になります。
電話の転送と言っても方法としては上記のようにいくつか方法がありますので一度ご相談をいただければと思います。
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